So verwenden Sie Smart Chips in Google Docs und Sheets

Von Howard Wen

Computerwelt |

In Google Docs und Sheets können Sie Ihre Dokumente und Tabellen interaktiver gestalten, indem Sie ihnen Smartchips hinzufügen. Dabei handelt es sich um hervorgehobene Textteile; Wenn Sie den Mauszeiger über eine davon bewegen, öffnet sich eine kleine Karte mit weiteren Informationen.

Beispielsweise öffnet ein Smartchip mit dem Namen eines Kollegen eine Karte mit dessen Kontaktinformationen, oder ein Smartchip mit dem Namen eines Unternehmens öffnet eine Karte mit dessen Standort auf der Karte. Andere Arten von Smartchips umfassen Datumsangaben, Links zu verwandten Dateien oder Besprechungen sowie interaktive Dropdowns.

Smart Chips sind hauptsächlich für die Verwendung in Dokumenten oder Tabellenkalkulationen gedacht, die Sie mit anderen teilen – beispielsweise einem Projektdokument, an dem Sie mit Kollegen zusammenarbeiten. Mithilfe der Chips können andere Personen, die Ihr Dokument oder Ihre Tabellenkalkulation betrachten und damit interagieren, zusätzliche Informationen bereitstellen. Ihre Mitarbeiter können vorhandene Smartchips aktualisieren und neue hinzufügen.

Eine verwandte Funktion in Google Docs heißt Bausteine. Zur Verwendung in Verbindung mit Smartchips gedacht. Dabei handelt es sich um Mini-Vorlagen, die Sie in Ihre Dokumente einfügen können, um Projekte zu verfolgen, E-Mails zu verfassen und mehr. Bausteine ​​sind wie Smartchips für kollaboratives Arbeiten konzipiert.

Im Backend verbinden sich Smart Chips und Bausteine ​​mit anderen Google Workspace-Apps und -Diensten. Angenommen, die Kontaktdaten eines Kollegen ändern sich. Wenn ihre Informationen im Unternehmensverzeichnis oder in Ihren Google-Kontakten geändert werden, wird ein in ein Dokument oder eine Tabelle eingebetteter Smartchip für diesen Kollegen automatisch aktualisiert.

Dies alles ist Teil von Googles „Smart Canvas“-Konzept zur Verbesserung seiner Workspace-Apps, um sie nach Angaben des Unternehmens „flexibler, interaktiver und intelligenter“ zu machen. Um diese neuen Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können, benötigen Sie ein Google Workspace-Konto. Viele davon stehen jedoch Nutzern mit kostenlosen Google-Konten zur Verfügung.

Setzen Sie den Cursor in Ihrem Dokument – ​​oder innerhalb der Tabellenzelle – an die Stelle, an der Sie einen Smart Chip platzieren möchten. Es gibt drei Möglichkeiten, einen Smart Chip auszuwählen und einzufügen:

Typ@ um eine Liste der Smartchips anzuzeigen, die Sie einfügen können. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Geben Sie Folgendes ein, um einen Smartchip für eine bestimmte Datei aufzurufen:@ gefolgt vom Dateinamen oder zugehörigen Schlüsselwörtern. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Google bringt im Laufe der Zeit weitere Arten von Smart Chips auf den Markt, aber zum jetzigen Zeitpunkt sind dies die Smart Chips, die Sie in Google Docs und/oder Google Sheets verwenden können:

Dieser Smart Chip bettet einen Link zu einem Google Kalender-Ereignis ein. So können Sie beispielsweise einen Smart Chip für eine Besprechung im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt in das Dokument oder die Tabelle einbetten, die dieses Projekt verfolgt. Wenn die Ereigniszeit geändert wird, zeigt der Smartchip automatisch die neue Zeit an.

Um einen Ereignis-Smartchip einzufügen, wählen Sie Einfügen > Smartchips > Kalenderereignis oder -typ@ und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt KALENDEREREIGNISSE des angezeigten Menüs. Wählen Sie das Ereignis aus oder klicken Sie auf > rechts neben KALENDERVERANSTALTUNGEN, um ein weiteres Menü mit weiteren vorgeschlagenen Ereignissen zu öffnen. Alternativ können Sie auch tippen@Geben Sie dazu ein paar Zeichen aus dem Namen des Ereignisses ein und wählen Sie dann das Ereignis aus der angezeigten Ergebnisliste aus.

Wenn Sie oder jemand, mit dem Sie das Dokument geteilt haben, mit der Maus über einen Ereignischip fahren, wird ein kleines Fenster geöffnet, das den Namen und die Uhrzeit des Ereignisses anzeigt. Durch Klicken auf den Ereignisnamen wird das Ereignis in Google Kalender geöffnet. Wenn Sie auf das Büroklammersymbol klicken, wird das Dokument oder die Tabelle, in der Sie sich befinden, an die Veranstaltung angehängt.

Ein Smart-Chip-Panel für Kalenderereignisse zeigt die Ereigniszeit und einen Link zum Öffnen in Google Kalender an.

Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Google Meet-Besprechung handelt und sie bald beginnt oder bereits läuft, wird im Smart-Chip-Panel möglicherweise die Option „Beitreten“ angezeigt, auf die Sie klicken können, um der Besprechung beizutreten.

Dies ist ein interaktives Mini-Kalender-Tool. Sie können es in einem Dokument oder einer Tabellenkalkulation verwenden, die Sie eingerichtet haben, um den Fortschritt mehrerer Projekte zu verfolgen – so kann die Frist für jedes Projekt mit einem Datums-Smartchip festgelegt werden. Dies kann es für Sie und andere, die mit Ihnen zusammenarbeiten, bequemer machen, die Fristen festzulegen und zu ändern.

Um den Datums-Smartchip schnell aufzurufen, geben Sie ein@Datum und drücken Sie die Eingabetaste. Unterhalb des Cursors öffnet sich ein kleiner Kalender. Klicken Sie im Kalender auf ein Datum (oder wechseln Sie zu einem anderen Monat und wählen Sie ein Datum aus), wählen Sie optional eine Uhrzeit im Feld „Uhrzeit festlegen“ unten aus und klicken Sie auf „OK“. Das ausgewählte Datum (und die Uhrzeit) werden in Ihr Dokument oder Ihre Tabelle eingefügt.

Eine noch schnellere Methode besteht darin, eine Verknüpfung einzugeben, z@Heute,@morgen,@am kommenden Montag,@15. Juni, oder@24.02.24und drücken Sie die Eingabetaste.

Wenn Sie den Mauszeiger über einen Datums-Smartchip bewegen, erscheint darunter ein kleines Fenster. Jeder, der über Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument oder die Tabelle verfügt, kann das Datum ändern, indem er im Bedienfeld auf das Datum klickt und im kleinen Kalender, der angezeigt wird, ein neues Datum auswählt.

Um das Datum eines Datums-Smartchips zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger über den Chip, klicken Sie auf das Datum im Bedienfeld und wählen Sie dann ein neues Datum im Kalender aus.

Wenn Sie unten links im Smart-Chip-Bereich auf „Besprechung buchen“ klicken, wird die Google Kalender-App in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Dort können Sie zum Datum dieses Datums-Smartchips ein Ereignis in Ihrem Kalender erstellen, der Datumschip ist jedoch nicht mit dem Ereignis verbunden, wie bei einem Kalenderereignis-Smartchip. Das neue Ereignis muss separat als Kalenderereignis-Smartchip hinzugefügt werden.

Wenn Sie auf einen Dropdown-Smartchip klicken, wird eine Liste mit Optionen geöffnet, aus denen Sie und andere, mit denen Sie das Dokument oder die Tabelle geteilt haben, auswählen können, um den aktuellen Text zu ändern. Beispielsweise könnten Sie ein Dropdown-Menü für den Projektstatus mit Optionen wie „Nicht gestartet“, „Blockiert“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ verwenden.

Dropdown-Chips zeigen Optionen an, aus denen Dokumentbenutzer auswählen können.

Um den Dropdown-Smartchip schnell aufzurufen, geben Sie ein@runterfallen und drücken Sie die Eingabetaste. Es erscheint ein Bereich mit mehreren vorgefertigten Dropdown-Menüs, z. B. „Ja/Nein“, „Startstatus“, „Überprüfungsstatus“ und „Projektstatus“. Sie können den Mauszeiger über eine davon bewegen, um eine Vorschau anzuzeigen. Wenn eine davon Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie darauf, um sie in das Dokument einzufügen.

Oder Sie können Ihr eigenes Dropdown erstellen, indem Sie oben im Bedienfeld auf „Neues Dropdown“ klicken. Im sich öffnenden Bereich „Dropdown-Optionen“ können Sie einen Namen für Ihr neues Dropdown-Menü eingeben, den Text für jede Option im Dropdown-Menü eingeben (die Auswahlmöglichkeiten, die der Benutzer auswählen kann), Menüoptionen hinzufügen oder löschen und den Hintergrund festlegen Wählen Sie die Farbe für jede Option aus und ordnen Sie die Reihenfolge der Dropdown-Liste neu (klicken Sie auf das Sechs-Punkte-Symbol links neben einer Option und ziehen Sie es nach oben oder unten).

Erstellen eines neuen Dropdown-Chips von Grund auf.

Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Dropdowns fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um es in Ihr Dokument oder Ihre Tabelle einzufügen.

Um die Optionen in einem Dropdown-Chip zu bearbeiten, klicken Sie darauf und wählen Sie Optionen hinzufügen/bearbeiten.

Hinweis: In Google Sheets verfügen Dropdowns über viele weitere Funktionen. Eine Anleitung zur Verwendung in Ihren Tabellen finden Sie unter „Power-Tipps für Google Sheets: So verwenden Sie Dropdown-Listen“.

Dieser Smartchip bettet einen Link zu einem Dokument, einer Tabelle, einer Präsentation oder einer Bilddatei ein, die in Ihrem Google Drive gespeichert ist. Wenn ein Mitarbeiter mit dem Mauszeiger über den Link fährt, wird eine Miniaturansicht der Datei angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird die Datei in einem neuen Browser-Tab in der entsprechenden Google-App (Docs, Sheets, Slides, Drive) geöffnet.

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Datei-Smartchip, um eine Miniaturansicht der Datei anzuzeigen, auf die er verweist.

Wenn Sie auf „Einfügen“ > „Smart Chips“ > „Datei“ oder „Typ“ klicken@Datei , werden im Bereich unter dem Cursor die vorgeschlagenen Dokumente aufgelistet, auf die Sie kürzlich zugegriffen haben. (Sie können klicken>rechts neben DATEIEN, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem weitere vorgeschlagene Dateien aufgelistet sind.)

Wenn Sie den Namen (oder die Dateierweiterung) des gewünschten Dokuments bereits kennen, beginnen Sie einfach mit der Eingabe. Denken Sie daran, zu tippen@gefolgt von Text löst eine Suche nach Dateien in Ihrem Google Drive aus.

Wenn Sie das gewünschte Dokument oder Bild sehen, klicken Sie darauf, um es als Smart Chip in Ihr Dokument oder Ihre Tabelle einzufügen.

Neben Googles eigenen Apps können auch andere Dokumentformate als Datei-Smartchip eingefügt werden, darunter Microsoft Office-Dateien (Excel, PowerPoint, Word), PDFs und viele Bilddateitypen wie JPG, PNG und TIF.

Sie können das Aktiensymbol eines börsennotierten Unternehmens als Smartchip in eine Tabellenzelle einfügen. Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, öffnet sich eine Karte mit dem aktuellen Aktienkurs des Unternehmens. Wenn Sie darauf klicken, wird in einem neuen Browser-Tab eine Google-Finanzseite geöffnet, die Details zur Aktie und zum Unternehmen enthält.

Ein Finanz-Smartchip zeigt den aktuellen Aktienkurs eines Unternehmens an.

Sie können „Einfügen“ > „Smart Chips“ > „Finanzen“ auswählen, um diesen Smart Chip aufzurufen. Am schnellsten geht es jedoch durch Eingabe@ und den Namen des gewünschten Unternehmens. Scrollen Sie in den angezeigten Suchergebnissen nach unten zum Abschnitt FINANZEN und wählen Sie das Ergebnis des Unternehmens für die gewünschte Börse aus, z. B. NYSE oder NASDAQ.

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